Информацията по-надолу е изключително важна за вас, ако извършвате търговска дейност/ продажби, вкл. на услуги, в стационарен обект или през онлайн магазин. В три последователни статии ще ви запознаем накратко с НОВИТЕ ПРАВИЛА за отчитане и контрол върху продажбите, съгласно Наредба Н-18. Те бяха обнародвани в Държавен вестник, бр. 80, на 28.09.2018 г., с което влязоха в сила. Промените са продължение на усилията на Националната агенция за приходите (НАП) да повиши контрола върху данъкоплатците.
Напомняме ви изминалите кампании за проверки на НАП, вероятно някои от тях са засегнали и вас. Например: проверки на наложени платежи през куриерските фирми, на касови наличности, проверки по търговски обекти, проверките по икономически сектори (на агенции за недвижими имоти, на онлайн магазини и др.), проверки за лично ползване на служебно имущество (данък уикенд) и др.
За ваше улеснение разделихме Правилата за отчитане и контрол върху продажбите в търговските обекти и електронни магазини, съгласно Наредба Н-18, на три групи, както следва:
- Продажби, които се регистрират на Фискални устройства (касови апарати) – виж по-надолу.
- Софтуер за управление на продажбите в търговските обекти – отделна статия тук.
- Продажби чрез електронен магазин – отделна статия тук.
Ако отчитате продажби чрез фискални устройства (касови апарати), обърнете внимание на изискванията по-надолу, съгласно Наредба Н-18. Без да навлизаме в подробности, те ще ви помогнат да се ориентирате по-добре и да спазите сроковете в Наредба Н-18. В противен случай предвидените глоби не са никак малки. Запитвания за допълнителни консултации може да направите на имейл contact@vm-kompania.com или на тел. 0892259001.
Важно напомняне на някои законови изисквания за отчитане на продажби чрез фискални устройства (касови апарати)
- Всяко лице е длъжно да регистрира и отчита извършваните от него продажби на стоки или услуги в или от търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка при получаване на плащания в брой, с чек, с ваучер, с банкова карта, наложен платеж или с други заместващи парите платежни средства. Търговски обект е всяко място, от което се извършват продажби на стоки или услуги, включително и чрез електронен магазин.
- При започване на деня чрез операция „служебно въведени“ в касовия апарат следва да се въведе началната сума. Това са парите, с които започва работа съответния търговски обект или каса.
- Извън случаите на продажби или сторно операции, всяка внесена или излязла сума от търговския обект или касата следва да се маркира на касовия апарат като „служебно въведени“ или „служебно изведени“. Това могат да бъдат внесени пари за оборотни средства, платени пари на доставчици, персонала, внесени в банката, предадени на централната каса и т.н.
- Към всеки касов апарат следва да има кочан с ръчни касови бележки. Той се използва при: спиране на тока, ремонт или кражба на касовия апарат или при нарушена дистанционна връзка с НАП. Възникване на някое от тези обстоятелства се записва в касовата книга. Кочанът с ръчни касови бележки се прономерова, прошнурова и описва на първата страница на касовата книга. На гърба на кочана се изписва индивидуалния номер на касовия апарат.
- Отпечатване на „дневен финансов отчет с НУЛИРАНЕ“ за дните, в които е имало отчетени операции чрез касовия апарат. Той се закрепва на съответния ден в касовата книга. В дните, в които няма отчетени операции (приходи и сторно) чрез касовия апарат, не се пуска дневен финансов отчет. В касовата книга се отбелязва „няма регистрирана продажба/сторно операция“ или „неработен ден“ и се удостоверява с подпис.
- Отпечатва се месечен/годишен отчет за всеки касов апарат до 7 дни след изтичане на периода. Той се съхранява в касовата книга на страницата с дата на последния ден от месеца/годината.
- При загубване, кражба, унищожаване на касовия апарат и/или на книгата лицето е длъжно в срок до 3 работни дни от настъпване на събитието да уведоми фирмата за сервиз и НАП.
НОВИ ИЗИСКВАНИЯ в НАРЕДБА Н-18:
- Сторно операции при връщане на стоки/рекламации, операторски грешки или намаляване на сумата по доставка, следва да се извършват чрез касовия апарат. Самата сторно бележката съдържа информация за бележката, която се сторнира (номер, дата, час на издаване) и причина за сторнирането. Сторно операция при операторска грешка се извършва до 7-мо число на месеца, следващ месеца, в който е допусната грешката. Преди издаване на сторно бележка по причини, различни от „операторска грешка“, следва да се провери касовата наличност, за да сме сигурни, че сумата може да бъде върната. Ако имаме достатъчно наличност за връщане на сумата в брой, се издава сторно бележка от касовия апарат в момента на възстановяването.
- Ако се е наложило да използвате ръчни касови бележки от кочан, при възобновяване на работа с касовия апарат натрупаният оборот се въвежда в него чрез издаване на фискален бон за сумарния оборот от продажбите по съответните групи от издадените бележки от кочана.
- НАП автоматично получава информация при прекъсване и възстановяване работата на касовия апарат. Прекъсването и причината следва да се отбележат веднага в касовата книга.
- Ремонт на фискално устройство се доказва пред НАП чрез вписване в паспорта на устройството от сервизния техник. Ако не се докаже, дружеството подлежи на санкция за неизползване на фискално устройство в съответния период.
- Ако в търговския ви обект използвате софтуер за управление на продажбите, следва задължително да го свържете с всички касови апарати! Към софтуера има отделни изисквания. Повече към тях вижте в статията тук.
Фискалните устройства следва да имат нови функции, напр. издаване на сторно бележки, да предоставят повече информация на НАП и др. До сега НАП получаваше информация от касовия апарат само при изготвяне на дневни отчети. Вече НАП ще получава информация за отчетените от касовия апарат продажби и сторно операции на всеки 5 мин. Така те ще разполагат с огромна база от данни за анализ при последващи контролни процедури. Предвиждат се приложения, чрез които органите на НАП и гражданите да проверяват дали издадения фискалният бон се изпраща коректно в базата данни в НАП. Предвид това всички касови апарати следва да бъдат приведени в съответствие с новите изисквания или да бъдат подменени с такива, които съответстват. Свържете се с фирмата за поддържка/производител на касовия ви апарат. Те ще ви кажат дали и кога могат да го пригодят към новите изисквания или ще се наложи да го подмените.
Може да проверите вашият касов апарат подлежи ли на доработка или не в сайта на НАП тук: http://nraapp02.nra.bg/fdlookup/ .
СРОКОВЕ по Наредба Н-18
Следва да приведете дейността си в съответствие с новите изисквания за продажби, които се регистрират на фискални устройства (касови апарати) в следния срок:
- ако сте регистрирани по ЗДДС – до 31.03.2019 г.
- ако НЕ сте регистрирани по ЗДДС – до 30.06.2019 г.
САНКЦИИ по Наредба Н-18
На търговец, който е длъжен, но НЕ издаде касова бележка по установения ред, се налага санкция от 500 до 2 000 лв.
Санкция от 3 000 до 10 000 лв. се налага за НЕспазване на другите правила по организиране на дейността в търговските обекти, някои от тях описани по-горе.
Освен това се налага и санкция запечатване на търговския обект в срок до 30 дни при неотчитане на продажбите и/или при някои нарушения на правилата, регламентирани в НАРЕДБА № Н-18 от 13.12.2006 г., описани подробно в чл. 186 от ЗДДС.
Както се уверихте, НАП наистина прилага строги мерки за отчитане на продажбите и предвижда сурови санкции. В част 2-ра може да се запознаете с новите изисквания към Софтуер за управление на продажби. В част 3-та – с новите изисквания към електронните магазини. Въпросите ви по темата може да задавате на имейл contact@vm-kompania.com или на тел. 0892259001. Важно е за сигурността на бизнеса ви и на вас, така че не се колебайте да питате.