Вход
БГ | EN

Софтуер за управление на продажбите – ВАЖНИ ПРОМЕНИ за отчитане на продажби, Наредба Н-18 – 2-ра част

Софтуер за управление на продажбитеАко извършвате търговска дейност/ продажби, вкл. на услуги, в обект или през онлайн магазин, за вас е изключително важно да се запознаете с НОВИТЕ ПРАВИЛА за отчитане и контрол върху продажбите, съгласно Наредба Н-18. Те влязоха в сила на 28.09.2018 г., когато бяха публикувани в Държавен вестник.

Националната агенция за приходите (НАП) полага значителни усилия да повиши контрола върху данъкоплатците и да се пребори със „сивата“ икономика. Проведоха редица кампаниите за проверки, вероятно някои от тях са засегнали и вас. Сега въвеждат по-строги правила при отчитането на продажби. Също си осигуряват повече достъп до информация, за да могат да осъществят контрол.

За ваше удобство разделихме Правилата за отчитане и контрол върху продажбите в търговските обекти и електронни магазини, съгласно Наредба Н-18, на три групи. Те са както следва:

  1. Продажби, които се регистрират на Фискални устройства (касови апарати) – отделна статия тук.
  2. Софтуер за управление на продажбите в търговските обекти – виж по-надолу.
  3. Продажби чрез електронен магазин – отделна статия тук.

Без да сме напълно изчерпателни, направихме за вас резюме на промените при използване на софтуер за управление на продажбите (СУП) в търговските обекти, съгласно Наредба Н-18. Запознайте се, за да може да ги изпълните в срок и да не се стига до глоби. При възникнали въпроси не се колебайте да се свържете с нас за консултация на имейл contact@vm-kompania.com или на тел. 0892259001.

Какво е СУП в търговски обекти?Софтуер за управление на продажбите, изисквания по Наредба Н-18

Промените ви засягат, ако използвате такъв. Това е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализация, който се използва за автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки/услуги. Обработката  включва проследяване движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане в търговските обекти, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Какво НЕ е СУП в търговски обекти?

Ако използвате такъв софтуер, промените НЕ се отнасят за вас.

Софтуер, който се използва единствено за издаване на фактури и с него НЕ се извършва проследяване на продажбите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или плащане.
Софтуер, който се използва за управление на продажби за които НЕ се изисква издаване на фискален бон. Например само за продажби, по които се очаква плащане единствено по банков път.

На какви изисквания трябва да отговаря СУП в търговските обекти по Наредба Н-18?

Може да използвате в търговските обекти само СУП, който е включен в списък на страницата на НАП с одобрени софтуерни продукти.

Софтуер за управление на продажбите, изисквания по Наредба Н-18За да бъде включен даден СУП в списъка на НАП, производителят или разпространителят в България следва да го приведе в съответствие с изискванията по Наредба Н-18 от 2006 г. и да декларира това обстоятелство. Въпреки че това не е ваша отговорност като търговец, за вас е важно да знаете какъв софтуер да търсите и до какво ще има достъп НАП. Някои от тези изисквания са:

  • пълно описание на структурата в базата данни, предоставено на НАП;
  • задължително съдържание на информация в софтуера за целите на контролни действия на НАП;
  • да поддържа интерфейс на български език;
  • одиторски профил (администраторски профил с права само за гледане и извличане на информация), който да бъде достъпен до органите на НАП при проверка в търговския обект;
  • софтуерът не трябва да притежава възможност за работа в тестови режим, режим за обучение или друг подобен;
  • софтуерът не позволява триене на операции, а само сторнирането им;
  • декларация, че ще бъде осигурен достъп до базата данни при поискване, ако софтуерът е онлайн платформа;
  • декларация, че софтуерът не съдържа модули, позволяващи заобикаляне на изискванията, посочени в Наредба Н-18 от 2006 г.

Какво още по Наредба Н-18?

  • Ползвателят на СУП няма право без оторизация от производителя/разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули към него.
  • Софтуерът задължително управлява всички фискални устройства в обекта.
  • Създаваната от софтуера база данни може да бъде съхранявана само на територията на Република България или на държава-членка на Европейския съюз.Софтуер за управление на продажбите
  • При проверка в търговски обект и по искане от орган по приходите данъчно задълженото лице е длъжно незабавно да осигури достъп до всички устройства, които работят с използвания в обекта софтуер – сървъри, работни станции, фискални устройства и др. Ако част от устройствата са извън проверявания обект, до тях следва незабавно да се осигури отдалечен достъп.
  • При поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, данъчно задълженото лице е длъжно незабавно да осигури достъп до “одиторския профил” в софтуера. Също и директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните база данни на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, независимо от местонахождението им.
  • Данъчно задължените лица са отговорни за целостта и интегритета на информацията, съдържаща се в базата данни на софтуера (текуща база данни и архивни копия), независимо от нейното местонахождение. Отговорни са да я съхраняват в срок 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение (11 години), с което са свързани.
  • Данъчно задължените лица са длъжни да въвеждат имената за всеки от ползвателите (операторите) на софтуера, съгласно сключените с тях трудови или граждански договори, присвоената роля/роли и периода на активност за всяка от присвоените роли. Т.е. всеки потребител да ползва личен профил, чрез който да се идентифицира кой е извършил съответната операция.

СРОКОВЕ по Наредба Н-18

Срок по Наредба Н-18Имате 2 задължения със съответни срокове: 1) да пригодите използвания софтуер за управление на продажби в съответствие с изискванията (заедно с производителя/доставчик) и 2) да уведомите НАП какъв софтуер използвате.

  • За лицата регистрирани по ЗДДС до 31 март 2019 г. софтуерът ви следва да отговаря на всички нови изисквания. До 31 май 2019 г. е нужно да подадете информация в НАП за използвания от вас софтуер.
  • За НЕрегистрирани по ДДС лица – сроковете са съответно 30 юни 2019 г. за извършване на нужните промени по софтуера и 31 август 2019 г. – за обявяване в НАП.

След тези срокове при въвеждане на СУП в търговските обекти се подава информация в НАП в 7 (седем) дневен срок. Такъв е и срокът за информиране на НАП за промяна във вече обявени обстоятелствата по използването на софтуера.

САНКЦИИ по Наредба Н-18

Ако след посочените срокове използвате в търговските си обекти СУП, НЕвключен в списъка на НАП, се налага санкция от 5 000 до 10 000 лв. Освен това се налага и санкция запечатване на търговския обект в срок до 30 дни.

За НЕспазване на другите правила по въвеждането в експлоатация и използването на СУП в търговските обекти санкцията е от 3 000 до 10 000 лв.

Видяхте, че новите правила за отчитане и контрол на продажбите са наистина строги, а санкциите –  сурови. В част 1-ва може да се запознаете с новите изисквания при отчитане на продажби чрез фискални устройства. В част 3-та – с новите изисквания към електронните магазини. За ваше спокойствие и сигурност, не се колебайте да ни зададете въпросите ви по темата на имейл contact@vm-kompania.com или на тел. 0892259001. Не рискувайте с нещо толкова важно – ако не сте сигурни, питайте ни без колебание.