Как да изберем счетоводна фирма?, Как да изберем счетоводна къща?

Как да изберем счетоводна фирма?

Въпросник за избор на счетоводна къща
Направихме този въпросник в полза на всички, които се сблъскват с това да изберат счетоводна фирма, която да ги обслужва. Целта ни е да Ви помогнем при избора, като напълно съзнаваме, че той не е лесен. Опитали сме се да систематизираме информацията, която според нас Ви е нужна за един добре информиран и съзнателен избор. След всеки въпрос или тема сме написали каква е причината да се информирате и как да тълкувате отговорите, които ще получите. Убедени сме, че ако следвате стъпките по-долу, ще Ви е много по-лесно да решите с кого да работите, както и в това, че правилно взетото решение ще Ви спести много неприятности и ще доведе до ползи и успешен бизнес.

I. Общо опознаване на счетоводната фирма:
1. Информирайте се от колко време упражняват дейност като счетоводно предприятие?
По принцип от колкото по-дълго време се упражнява дейността, толкова компанията е по стабилна, има изградено име, опит и прочие. Тук принципът е колкото повече – толкова по–добре за Вас. За всеки случай може да проверите фирмата им в Търговския регистър от кога е регистрирана, което пък е тест за това да не Ви лъжат.

2. Информирайте се с колко служителя разполагат?
Малкият брой на служителите е предпоставка за силна турболентност при извънредни ситуации, като например: болест на някой от служителите, майчинство, напускане, поемане на по-голям клиент (никой не отказва клиенти, при което когато той е голям, а счетоводната къща разполага с ограничени ресурси, понякога цялата фирма започва да работи по него, за да може да не се върне клиента). Това може да навреди както по отношение на по-голямата вероятност за вашата фирма да бъдат изпуснати срокове, така и да бъдат допуснати фатални или не толкова фатални грешки, които да Ви доведат загуби. В практиката ни се е случвало дори да идват клиенти при нас, които ни разказват, че след поемането на голям клиент от счетоводната фирма, която ги е обслужвала, хем са спрели да им обръщат внимание, хем след това са им увеличили цената с обяснението, че имат много работа и не могат да обслужват всичките си клиенти и затова увеличават цените, пък който остане. Честата смяна на фирмата, която Ви обслужва счетоводно, не е добре за Вас.
Малкият брой на служители е и предпоставка за по-малко опит на самата счетоводна кантора, което произтича от по-малкия брой фирми, които обслужва. При повече служители се срещат повече казуси и самите служители обменят опит помежду си, също така и управителят на счетоводната къща има повече опит, което прави като цяло кантората по-стабилна при извънредни ситуации. По–добрата квалификация, опитът и по-големият брой на персонала позволява да се направят качествено по-добри обсъждания при решаването на казуси и съответно постигането на по-добри резултати за фирмата. По-слабо квалифицираният персонал, с по-малко опит и по-малка численост, води до придържането към познати, заучени и понякога неефективни схеми на работа, което от своя страна е във Ваш ущърб. Като пример мога да дам следното: когато искате да следвате търговска логика за конструиране на бизнеса, а от счетоводството не Ви дават адекватно данъчно и счетоводно предложение за осъществяването му. В повечето случаи счетоводителите казват, че не става и не може, че не е допустимо да се направи съответното нещо, а Вие им се доверява, понеже няма алтернатива за проверка на мнението. Приемате тяхното решение без да знаете, че то е по-скоро продиктувано от незнание и липса на опит. В повечето такива ситуации Вие дори няма да разберете, че сте ощетен и ще си мислите, че това е нормално.
По–големият брой служители може да е предпоставка за по–слаб контрол върху качеството, което обичайно се упражнява от управителя на кантората. Това, разбира се, не е задължително при добре изградена структура и контролна среда. За това може да добиете представа от следващите въпроси и от лични впечатления.

3. Поискайте да се запознаете с управителя и разберете какъв опит има?
Най–добрия случай е, ако управителят е дипломиран експерт-счетоводител (регистриран одитор). За да придобие такава диплома, е трябвало да полага допълнителни изпити и да доказва опит пред Института на дипломираните експерт-счетоводители, което е доказателство за това, че е добър професионалист. Ако все пак не разполага с такава диплома, трябва да има завършена магистратура по счетоводство и поне две години стаж по специалността, което е и минимума по Закона за счетоводството, за да извършва тази дейност. Естествено, колкото повече опит има зад гърба си, толкова по-добре за Вас.

4. Попитайте колко често имат ревизии и проверки, какъв е опитът им, колко често възстановяват данъци и осигуровки?
Тук отново е колкото повече, толкова по-добре за Вас. Ползвайте и лична преценка.

5. Попитайте за разделението на труда и за евентуална схема за контрол на качеството?
(този въпрос е подходящ само за по-големи счетоводни предприятия)
Тук по скоро разчитайте на интуицията си дали това, което Ви казват работи и дали Ви звучи сериозно. По принцип в повечето счетоводни къщи хората, които се занимават с обработката на работните заплати, са обособени в отделен отдел. Това се налага, защото материята е много специфична и специализацията на труда е по-ефективна, но ако този отдел се състои само от един човек, това крие множество рискове, които са подобни на тези, описани в т.2. Ако всичко по вашата фирма ще се върши от едни човек, това крие рискове от грешки и некомпетентност. Трудно е, да не кажа че е невъзможно, един човек да разбира от всичко, от което ще имате нужда, а и отгоре на това да се самопроверява.

6. Разберете повече за това как развиват и поддържат квалификацията си?
Дали ходят на курсове, правят ли вътрешни семинари, абонирани са за професионални издания. Дали по някакъв начин има контрол върху квалификацията чрез вътрешни тестове и проверка на професионалното ниво.

7. Попитайте колко фирми водят? Разделете броя на фирмите на общия брой на персонала, който се занимава със счетоводство.
По принцип е трудно да се прецени, но ако на човек се падат повече от 15 фирми, това може да говори за лошо качество на услугата поради недоглеждане и претовареност. Нормалната наложена в практиката бройка е между 10 и 15 фирми на човек. Колкото по-натоварени са счетоводителите, толкова по-малко време ще Ви отделят, което също е предпоставка за повече грешки. Тук трябва да знаете, че за много от грешките дори няма да разбирате, но това въобще не означава, че няма да плащате цената за тях.

8. Попитайте за застраховка „Професионална отговорност” на служителите?
Застраховката ще Ви гарантира, че при евентуално претърпени вреди по вина на счетоводната къща, Вие ще може да я осъдите и да си приберете обезщетението. Никой не иска това да се случи, но ако стане, ще се радвате, че сте подписали договор с фирма със сключена застраховка. Ако няма такава застраховка, дори да ги осъдите, може да се окаже, че не може да си съберете парите, защото фирмата просто е изпразнена от имущество.

9. Съберете информация за софтуера, който използват, както и за начина, по-който се архивират данните.
Колкото да Ви се струва странно, много счетоводни фирми работят с EXCEL или други помощни програми и не ползват професионален софтуер. Или пък работят с морално остарели програми под DOS, което е меко казано несериозно. Също така доста често се случва изобщо да не архивират, което може да доведе до загуба на данни. В практиката доста често ми се е случвало при нас да пристигат клиенти, за които от предишното счетоводство не можем да получим никаква или почти никаква информация, защото просто е загубена. Може да изпаднете в такава ситуация, че съвестно да сте си плащали за счетоводство и накрая всичко да е безвъзвратно загубено, и да се наложи да платите отново за въвеждането на цялата информация. Много е важно счетоводната информация да се пази поне десет години. Хубаво е софтуерът, който се използва, да е популярен. Така, ако Ви се наложи да си прехвърлите счетоводството, има много голяма вероятност следващото да работи на същия софтуер и съответно цялата база данни да бъде прехвърлена без никакви загуби. Може сега да не осъзнавате сериозността на този въпрос, но при загуба на данни ще разберете колко е важно да вземете предвид това при избора си.

10. Попитайте за други услуги, които предлагат, и дали разполагат с адвокат, с когото да работят в тясно сътрудничество.
Тук сами трябва да прецените това доколко е полезно за Вас. Когато счетоводната къща разполага с адвокат, с когото работи в тясно сътрудничество, това трябва да Ви даде по-голяма сигурност, че при възникване на трудни ситуации ще се реагира по по-професионален начин.

11. Помолете ги да разкажат за плановете си за бъдещето.
По този начин ще придобиете представа за това дали са развиваща се компания, която е в крак с измененията на средата, в която работят или не.

12. Разберете с колко и кои хора ще контактувате и по какви въпроси. Помислете/Преценете дали това ще е удобно за Вас.

II. Счетоводната услуга
1. Какво счетоводство водят: аналитично или синтетично?
Синтетично счетоводство означава, че не се поддържа аналитичност по счетоводните сметки. Това по–просто казано с пример: стоките се водя само стойностно, без да има информация за вида им, количеството и единичната им цена. Виждал съм дори сметка „Клиенти” да не се води с отделни партиди за отделните клиенти и фактури. Синтетичното счетоводство отнема в пъти по-малко време за водене и обработка на документите. И сами можете да се досетите, че съдържа качествено по–непълна информация, която е крайно недостатъчна. Съответно счетоводните услуги, предлагани от счетоводни предприятия, при които не се обработва аналитично информацията, са много по-евтини от другите, които поддържат аналитичност по сметките. Когато Ви се налага да възстановявате данъци и Ви се води синтетично счетоводство, обикновено Ви се обяснява, че не е добре да го правите и съответно се опитват да Ви откажат да го правите с един куп други аргументи. Това е защото при възстановяване на данъци или осигуровки има голяма вероятност да Ви направят проверка или ревизия от НАП, а на тях никак няма да им хареса, че е водено синтетично счетоводство. Тези проверки или ревизии могат да се случат дори и да не възстановявате данъци или осигуровки и тогава „синтетичните счетоводители” ще Ви кажат как данъчните винаги са недоволни и затова нещата се оправят винаги по друг начин, и винаги това е за ваша сметка. Решете Вие дали това ще Ви бъде по-евтино.

2. Попитайте колко често ще получавате обратна връзка и в какъв вид. Преценете дали това Ви устройва.
Може да Ви се струва, че това е ненужно „Та нали те си разбират от работата? Защо ми е тази информация? Аз не я разбирам.” Добрите счетоводни компании ще Ви предоставят тази информация не само за да Ви информират за важни показатели за вашата фирма, но и по този начин да разберат дали те самите са обработили информацията правилно. Много често в моята практика се е случвало да се откриват съществени грешки в работата на счетоводството именно по този начин. Никой не познава по-добре бизнеса Ви от самите Вас. Никой не знае по-добре състоянието му от самите Вас. Много счетоводни компании се страхуват от такава проверка и ограничават информацията, която ще Ви предоставят. Това не е полезно за никого. Всички допускаме грешки и когато ограничаваме вместо да поощряваме другите да ни проверяват, не ги правим по-малко. Напротив, задълбочаваме ги и може да стане по-лошо.

3. Дали счетоводителите ходят по институциите или сами трябва да ходите?
Ако счетоводителите ходят по институциите, пестите време. Те знаят точно къде и какво да направят, данъчните са по-доволни, защото контактуват с професионалисти, с които могат да се разберат. Ако ходите Вие, има вероятност всичко, казано до момента, да се обърне на обратно, като единствено мога да добавя, че често се случва да не знаете как да реагирате при определена ситуация, което да доведе до негативни последици за Вас. От друга страна, като ходите сами, упражнявате някакъв контрол върху работата на счетоводителите.

4. Дали ще публикуват годишния Ви финансов отчет в Търговския регистър или ще Ви препратят към друг или ще Ви го дадат сами да го публикувате.

5. Има ли допълнителни такси за:
- назначаване и прекратяване на служители;
- изготвяне на служебни бележки и УП-та;
- болнични;
- годишно приключване;
- проверки и ревизии;
- ходене до институции;
- ходене до Вашия офис;
- удостоверения за липса на задължения, актуални състояния;
- междинно отчитане;
- други.


6. Прегледайте договора за счетоводно обслужване
Колкото по-общ е, толкова повече въпроси ще възникват по него и повече проблеми ще имате. Проверете внимателно дали имат отговорности при допускането на грешки от тяхна страна.

7. Цената с или без ДДС е? Ще издават ли фактура?
Случвало се е клиенти, които идват при нас от друго счетоводство, да си мислят, че им издават фактура, а в същото време счетоводителите да им взимат парите без никакъв документ.

8. Какви отстъпки можете да получите?
Ако Вашата фирма има по-голям документооборот е добре да попитате за импорта им директно в счетоводния софтуер. Поинтересувайте се как може да стане. По принцип така би трябвало да получите отстъпка в цената, а и работата да бъде по-лесна и по-безгрешна.

9. Не на последно място, преценете дали хората са Ви симпатични дали Ви допадат? Какви са усещанията Ви и дали си представяте да работите с тях.